Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) ist die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit Pflicht. Die meisten Schichtplan-Tools bieten dafür mehrere Erfassungswege an – die sich in Kosten, Fälschungssicherheit und Teamakzeptanz deutlich unterscheiden.
Methode 1: Die Mitarbeiter-App
Mitarbeitende stempeln auf dem eigenen Smartphone ein und aus. Die günstigste und flexibelste Methode – ideal für mobile Teams (Reinigung, Bau, Kurierdienste) und kleine Betriebe.
- Kosten: keine zusätzlichen – im Software-Abo enthalten
- Manipulationssicherheit: niedrig bis mittel (Stempeln von zu Hause möglich, sofern kein Standortbezug)
- Akzeptanz: hoch bei jungen Teams; Vorsicht bei Mitarbeitenden ohne Diensthandy-Regelung – die Nutzung privater Geräte sollte freiwillig und geregelt sein
Methode 2: Die Stempeluhr-Station (Tablet/PC)
Ein Tablet am Eingang oder im Pausenraum dient als gemeinsame Stempeluhr, oft mit PIN pro Person. Der moderne Nachfolger der klassischen Stechuhr – Standard in Gastronomie und Einzelhandel.
- Kosten: ein Tablet (~150–400 €), Software meist inklusive
- Manipulationssicherheit: mittel – Stempeln nur vor Ort, aber „Buddy Punching" (Kollege stempelt mit) bleibt möglich
- Akzeptanz: hoch – kein privates Gerät nötig, vertrauter Ablauf
Methode 3: Geofencing
Die App erlaubt das Stempeln nur innerhalb eines definierten Radius um den Arbeitsort – oder stempelt automatisch beim Betreten/Verlassen. Kombiniert die Flexibilität der App mit Ortsbindung.
- Kosten: keine zusätzlichen, Funktion der Software
- Manipulationssicherheit: mittel bis hoch
- Datenschutz: der sensibelste Punkt. Nach DSGVO gilt Datenminimierung: Zulässig ist die Standortprüfung im Moment des Stempelns; ein dauerhaftes Tracking von Mitarbeitenden ist unzulässig. Betriebsrat (falls vorhanden) einbeziehen – Ortungsfunktionen sind mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
Methode 4: Hardware-Terminal (RFID/Fingerabdruck)
Ein fest installiertes Terminal, bedient per RFID-Chip, Karte oder Fingerabdruck. Der Goldstandard für Produktion und größere Standorte mit vielen Stempelvorgängen.
- Kosten: je nach Gerät einige hundert Euro pro Terminal plus Chips/Karten
- Manipulationssicherheit: hoch (bei Biometrie sehr hoch – dann aber strenge DSGVO-Anforderungen an biometrische Daten, Art. 9 DSGVO)
- Akzeptanz: hoch, da schnell und anonym im Ablauf
Die vier Methoden im Überblick
| Methode | Zusatzkosten | Manipulationssicherheit | Ideal für |
|---|---|---|---|
| Smartphone-App | keine | niedrig–mittel | mobile Teams, Kleinbetriebe |
| Stempeluhr (Tablet) | ~150–400 € | mittel | Gastro, Handel, ein Standort |
| Geofencing | keine | mittel–hoch | Außendienst, Baustellen |
| Terminal (RFID/Biometrie) | ab ~300 €/Gerät | hoch | Produktion, große Standorte |
Fazit
Für die meisten kleinen Betriebe ist die Kombination aus App und Tablet-Stempeluhr der pragmatische Einstieg: kaum Zusatzkosten, hohe Akzeptanz, ausreichende Verlässlichkeit. Geofencing lohnt sich für mobile Teams – mit sauberer Datenschutz-Regelung. Terminals spielen ihre Stärken ab mittleren Standortgrößen aus. Entscheidend ist weniger die Methode als die Konsequenz: erfasst werden muss ohnehin – am besten dort, wo auch geplant wird.