Vorweg, weil es von einem Portal über Schichtplan-Software überraschen mag: Excel ist nicht per se die falsche Wahl. Ein Team von fünf Personen mit festen, sich wöchentlich wiederholenden Schichten braucht keine Software. Eine Tabelle, ein Ausdruck an der Pinnwand, fertig. Wer Ihnen in dieser Situation ein Abo verkaufen will, will vor allem verkaufen.
Die Frage ist nicht, ob Excel Schichtpläne kann. Die Frage ist, ab wann die Tabelle mehr kostet, als sie spart.
Wann Excel reicht
- Kleines Team (bis ca. 10 Personen) mit festen, stabilen Schichten
- Kaum kurzfristige Änderungen, kein Schichttausch
- Ein einzelner Planer, der die Datei pflegt und verteilt
- Zeiterfassung ist separat geregelt (dazu unten mehr)
Treffen alle vier Punkte zu: Bleiben Sie bei Excel und investieren Sie das Geld woanders.
Die drei versteckten Kostenstellen
1. Die Änderungskaskade
Der eigentliche Aufwand der Schichtplanung ist nicht das Erstellen des Plans – es ist das Ändern. Eine Krankmeldung am Samstagmorgen bedeutet in Excel: Ersatz herbeitelefonieren, Datei ändern, neuen Stand an alle verteilen, sicherstellen, dass niemand mehr nach dem alten Plan arbeitet. Jede Änderung produziert Versionen, und irgendwann steht jemand vor verschlossener Tür, weil er „V2_final" statt „V2_final_NEU" gelesen hat. Software löst genau dieses Problem: eine Quelle der Wahrheit, Änderung per Push-Nachricht an alle.
2. Stunden zählen von Hand
Sollstunden, Iststunden, Überstunden, Urlaubskonten, Zuschläge für Nacht- und Sonntagsarbeit – all das lässt sich in Excel formeln, und all das geht in Excel regelmäßig kaputt: eine überschriebene Formel, eine falsch kopierte Zeile, ein Zahlendreher beim Übertrag in die Lohnabrechnung. Fehler fallen typischerweise erst auf, wenn Mitarbeitende ihre Abrechnung reklamieren.
3. Das Rechtsrisiko rechnet niemand ein
Excel prüft keine Ruhezeiten (§ 5 ArbZG), keine Höchstarbeitszeiten (§ 3 ArbZG) und keine Pausenregeln (§ 4 ArbZG). Der Planer haftet mit seiner Aufmerksamkeit – bei Bußgeldern von bis zu 30.000 € pro Verstoß (§ 22 ArbZG) ein teures Vertrauen. Welche Regeln konkret gelten, steht in unserem ArbZG-Ratgeber.
Der eigentliche Knackpunkt: die Zeiterfassungspflicht
Seit dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch zu erfassen. Eine Excel-Tabelle, in die Mitarbeitende ihre Zeiten selbst eintragen, kann diese Pflicht formal erfüllen – praktisch ist sie aber weder verlässlich noch manipulationssicher, und genau darauf zielt die Rechtsprechung ab. Wer ohnehin ein Erfassungssystem einführen muss, bekommt die Schichtplanung bei den meisten Tools im selben Paket – das verändert die Rechnung grundlegend.
Fazit
Excel ist gratis, aber nicht kostenlos. Für kleine, stabile Teams bleibt es die richtige, unaufgeregte Lösung. Sobald Änderungen häufig werden, Stunden abgerechnet werden müssen oder die Zeiterfassungspflicht ohnehin ein System erfordert, zahlt der Betrieb die Tabelle mit Arbeitszeit, Fehlern und Rechtsrisiko – meist mehr, als Software kosten würde.