Aplano und Planday gehören zu den bekanntesten Schichtplanungs-Tools im deutschsprachigen Markt – und sie stehen für zwei grundverschiedene Preisphilosophien. Aplano rechnet pro Nutzer ab (Core ab 0,50 €, Basic 2 €, Pro 4,50 € je Nutzer/Monat). Planday rechnet pro Standort ab (Starter 99 €, Plus 149 €, Pro 179 € je Standort/Monat) – egal, wie viele Mitarbeitende dort arbeiten.
Welches Modell günstiger ist, hängt fast ausschließlich von einer Zahl ab: der Anzahl der Mitarbeitenden pro Standort.
Die Grundrechnung
Setzt man Aplanos Basic-Tarif (2 €/Nutzer) gegen Plandays Starter-Tarif (99 €/Standort), liegt der rechnerische Kipppunkt bei etwa 50 Mitarbeitenden pro Standort. Vergleicht man Aplanos Pro-Tarif (4,50 €/Nutzer) mit Planday Starter, liegt er bei rund 22 Mitarbeitenden. Darunter fährt man mit Nutzer-Preisen günstiger, darüber kann das Standort-Modell attraktiver werden.
Wichtig: Die Tarife sind funktional nicht deckungsgleich – ein reiner Preisvergleich hinkt immer etwas. Die Rechnung zeigt Größenordnungen, keine Cent-genaue Wahrheit.
Drei Betriebe, durchgerechnet
| Betrieb | Aplano (Basic, 2 €/Nutzer) | Aplano (Pro, 4,50 €/Nutzer) | Planday (Starter, 99 €/Standort) |
|---|---|---|---|
| Café, 10 Mitarbeitende, 1 Standort | 20 €/Monat | 45 €/Monat | 99 €/Monat |
| Restaurant, 40 Mitarbeitende, 1 Standort | 80 €/Monat | 180 €/Monat | 99 €/Monat |
| Filialkette, 120 Mitarbeitende, 4 Standorte | 240 €/Monat | 540 €/Monat | 396 €/Monat |
Die Muster sind deutlich:
- Kleine Teams (bis ca. 20–30 MA): Das Nutzer-Modell ist klar günstiger – oft um den Faktor 2 bis 5. Für das 10-Personen-Café kostet Planday fünfmal so viel wie Aplano Basic.
- Große Teams an einem Standort (ab ca. 50 MA): Das Standort-Modell wird konkurrenzfähig oder günstiger, vor allem gegenüber höheren Nutzer-Tarifen.
- Ketten: Es kommt auf die Mitarbeitenden pro Standort an. Vier kleine Filialen à 30 Personen sind bei Nutzer-Preisen günstiger; vier große Häuser à 80 Personen eher beim Standort-Modell.
Was der Preis nicht zeigt
Drei Faktoren gehören neben dem Tarif in jede Entscheidung:
Saisonale Schwankung: Beim Nutzer-Modell zahlen Sie im Winter weniger, wenn das Sommerteam geht – die Kosten atmen mit. Beim Standort-Modell zahlen Sie konstant, egal ob 15 oder 45 Leute auf der Gehaltsliste stehen. Für Saisonbetriebe (Biergarten, Eventlocation, Strandbad) ist das ein echtes Argument für Nutzer-Preise.
Funktionsumfang je Tarif: Plandays Stärke liegt in der internen Kommunikation (News-Feed, Nachrichten) und in Funktionen für Filialstrukturen. Aplano punktet mit schnellem Setup und der Kombination aus Planung und Zeiterfassung ab dem kleinsten Tarif. Prüfen Sie, welche Funktionen Sie wirklich brauchen – der große Vergleich listet die Details.
Wachstum: Wer plant, von einem auf drei Standorte zu wachsen, sollte beide Modelle für die Zielgröße durchrechnen, nicht für den Status quo.
Fazit
Es gibt keinen generellen Sieger, es gibt nur den passenden Tarif für Ihre Teamgröße. Für die Mehrheit der deutschen Schichtbetriebe – kleine und mittlere Teams unter 30 Mitarbeitenden – ist das Nutzer-Modell die wirtschaftlichere Wahl. Große Häuser und personalstarke Filialen sollten das Standort-Modell ernsthaft prüfen. Beide Anbieter im Detail: Schichtplan-Software Vergleich 2026.